Economie18 mei 2017

‘Handdoekje leggen’ voor werkplekken in De Rotterdam

Interview met programmamanager Huisvesting Arjen Baan

Met de verhuizing naar de overkant van de Maas schakelde de gemeente Rotterdam over op het Nieuwe Werken. Waar een ambtenaar eerst 1,2 werkplekken gebruikte, is dat nu slechts 0,7. Dat scheelt een hoop geld. Maar het Nieuwe Werken levert nog niet automatisch een Nieuwe Werknemer op.

Beeld: Rachel Sender

Tegelijkertijd met de verhuizing naar De Rotterdam en Het Timmerhuis is het Nieuwe Werken ingegaan. Vers Beton vraagt zich af hoe deze werkwijze uitpakt onder gemeenteambtenaren en spreekt daarom af met programmamanager Huisvesting Arjen Baan (51) van de gemeente Rotterdam. Als we paraat staan bij het Timmerhuis voor onze afspraak met Baan vertelt de receptionist ons dat hij daar niet is: hij werkt vandaag in De Rotterdam. Flexibiliteit: check.

Twintig minuten later ontmoeten we Baan in de hypermoderne Rotterdam. Toen hij zelf voor het eerst in aanraking kwam met flexwerken bij de gemeente Dordrecht was hij helemaal niet enthousiast: “Ik vond het echt belachelijk.” Anno 2017 is hij dé man van HNW010, de afkorting waaronder flexibel werken bij de gemeente bekend staat.

Waarom is het Nieuwe Werken ingevoerd?

“In eerste instantie was de verhuizing van de Marconitorens naar De Rotterdam en naar Het Timmerhuis hét project. Maar toen brak de crisis uit en besloot de gemeente Rotterdam 20 procent te besparen op haar huisvestingsbudget: van 120 miljoen naar 90 miljoen euro per jaar. We moesten niet alleen bezuinigen op de gebouwen zelf, maar ook op de manier waarop we daar gingen werken. De nieuwe en moderne panden waren dus ideale kans voor een nieuwe werkvorm. Vandaar dat we tegelijkertijd met de verhuizing het kostenbesparende flexwerken introduceerden, met een Rotterdams sausje erover.”

Hoe ziet het Nieuwe Werken met dat ‘Rotterdams sausje’ er precies uit?

“Vooral flexibel: werken wanneer je wilt, waar je wilt en hoe je wilt. Wat voor jou de handigste manier is. Het hoeft niet per se op kantoor, het kan ook thuis of ergens anders. ICT speelt hier een grote rol in: alles moet gedigitaliseerd zijn en iedereen moet een goede verbinding hebben. Dat is gelukt. Maar echt flexibel werken, op andere plekken dan kantoor, is nog niet helemaal gelukt. De meeste ambtenaren zijn gewend op kantoor te werken. Ze beginnen rond 8.30 uur, lunchen om 12.00 uur en gaan om 15.30 uur naar huis. De drukte op de beruchte spitsmomenten op maandag-, dinsdag- en donderdagochtend is hier juist toegenomen. Ondanks de flexlocaties en voorzieningen om het werken juist te verspreiden. Dat komt omdat iedereen naar kantoor blijft komen op dezelfde momenten. Woensdagmiddag en vrijdag is het hier juist uitgestorven. Het gebouw en de ICT, de digitalisering en de technische kant hebben we goed voor elkaar gekregen. Maar het is moeilijk om de heersende bedrijfscultuur opeens te veranderen. De Rotterdamse ambtenaar heeft nog wel even tijd nodig.”

“Na een paar weken kwamen de vragen: ‘Waar is mijn bureau? Waar zitten mijn collega’s? Waar is mijn kast?”

Hoe ervaren de medewerkers het Nieuwe Werken?

“In eerste instantie waren veel medewerkers niet erg enthousiast. Je zag echt wel weerstand. Maar dat is meestal zo als er iets nieuws wordt geïntroduceerd. Mensen willen graag houden wat ze hebben, willen zeker niet anders en ook zéker niet minder. Toen het er eenmaal door was, waren de eerste paar weken fantastisch: iedereen deelde foto’s van het uitzicht over de Maas en roemde de modernisering. Maar na een paar weken – toen iedereen gewend was geraakt aan de mooie, nieuwe omgeving – kwamen de vragen: ‘Waar is mijn bureau? Waar zitten mijn collega’s? Waar is mijn kast?’ Opeens moest het werk helemaal anders ingericht worden en verlangde men naar het oude, vertrouwde. Het heeft tijd nodig en daar hebben we ook trainingen voor georganiseerd.”

Hoe kijk je terug op dit project?

“De kostenbesparing van 20 procent op jaarbasis is gelukt. En een voordeel is dat bepaalde workflows makkelijker gaan, zoals naar andere afdelingen of mensen toe, of het bij elkaar halen van verschillende groepen mensen. Een nadeel is dat je niet meer automatisch je collega’s uit hetzelfde team vindt, omdat niemand een vaste plek heeft. Wil je dus als afdeling of als team op de hoogte blijven van elkaar, dan moet je dat anders organiseren. Vroeger was er controle op basis van aanwezigheid en zo stuurde de leidinggevende ook. Nu moet hij controleren en sturen op basis van resultaten. Dat vergt een andere manier van leidinggeven.“

“De tool laat niet zien of sommige ambtenaren hun jas of tas op een plek zetten en die stoel de hele dag bezet worden”

Levert dat dan niet een prestatiegerichte cultuur op?

“Ja, uiteraard. Een team of afdeling krijgt nu een opdracht mee en de sturing is voornamelijk gefocust op de deadline. Dat teams hun deadlines moeten halen, vinden ze over het algemeen spannend. Door de constante connectiviteit en bereikbaarheid kunnen mensen makkelijk te veel werken, ook thuis. Je kunt nu overal en altijd werken, de balans moet je zelf vinden.”

Jij vindt dat er genoeg werkplekken zijn, de ondernemingsraad vindt van niet. Hoe zit dit precies?

“We zijn teruggegaan van 1,2 werkplekken naar 0,7 werkplekken per fte. Daarmee zijn er zeker nog genoeg. Inmiddels bestaat er een digitale tool waarop je ’s ochtends kunt zien hoeveel bureaus nog beschikbaar zijn. Handig voor de drukke piekmomenten op maandag, dinsdag en donderdag. Enige nadeel aan deze tool is dat je niet kunt zien of sommige ambtenaren hun jas of hun tas op een plek zetten en die stoel de hele dag bezet houden. Ik noem dat ‘handdoekje leggen’, net als je doet bij ligbedden aan het zwembad. Tja, dat heb je – denk ik – nou eenmaal overal.”

Wat heeft de gemeente hiervan geleerd?

“We realiseren ons dat de switch naar het Nieuwe Werken niet door iedereen omarmd is. Voor de groep die het er niet geheel mee eens is, worden weleens uitzonderingen gemaakt, denk hierbij aan vaste werkplekken. Je zet daarmee onbewust stappen terug en maakt het lastig om de nieuwe werkvorm te implementeren. Dat is het risico als je aan zo’n groep toegeeft. Nog een ding: tijdens de implementatie, ten tijde van de crisis, huurde de gemeente bijna geen externen in. Daar was toentertijd simpelweg geen geld voor. Nu gaat het economisch weer goed en werken duizenden mensen via uitzendbureaus. Die gebruiken ook allemaal een plek en dat verhoogt de druk op de bestaande werkplekken natuurlijk flink. Sommigen vinden dat er te weinig ruimte is. Maar ik zie het niet als een tekort: als iedereen zich flexibeler opstelt en meer op andere plekken werkt, is er geen probleem. Als er minder budget naar kantoorplekken gaat, is er simpelweg meer geld voor andere dingen.”

Tot slot, hoe zien de gemeentekantoren er over vijf jaar uit?

“Uitzonderingen blijken niet tegen te houden. De roep om eigen plekken klinkt namelijk steeds luider. Daarmee doen we wat stappen terug. Maar ik denk dat op iets langere termijn het flexwerken wel verder is doorgevoerd. Door ruimtes efficiënter te gebruiken, bijvoorbeeld. De helft van de tijd staat het hier nog leeg! Op woensdagen en vrijdagen zijn de werkplekken onderbezet. De vierkante meters in De Rotterdam zijn duur, een werkplek kost gemiddeld 10.000 euro per jaar. Als het niet lukt om die plekken de hele week te bezetten, is het wellicht goedkoper om de tekorten aan te vullen met externe werkplekken in de stad. Maar dat is voor de toekomst, nu moeten we ons eerst focussen op wat we hebben doorgevoerd. Zoals het digitale werken en het samenwerken met elkaar vanaf andere locaties. Dat kon natuurlijk technisch gezien al een langere periode. Maar de gemiddelde leeftijd is bij de gemeente best hoog en we zijn het digitaliseringsproces niet gewend. Daar kunnen we nog wel meer uit halen.”

In de lift naar beneden spreken we vier ambtenaren. Hoe het Nieuwe Werken bevalt? Daar doen ze niet aan mee; zij werken als systeembeheerders en hebben hun eigen plek.

Lees meer:

Reageer of deel op Social Media

Tags:Arjen Baan, de Rotterdam, gemeente rotterdam, Het nieuwe werken en HNW010

Sectie: Economie

kaart: De Rotterdam, Wilhelminakade, Rotterdam, Nederland

Op Vers Beton discussiëren we met liefde. We horen daarom graag je mening. Houd daarbij wel onderstaande richtlijnen in gedachten, dan weet je zeker dat je reactie zichtbaar blijft:

  • Draag inhoudelijk bij aan de discussie
  • Blijf on-topic
  • Speel op de bal, niet op de man
  • Wees respectvol: reacties waarin sprake is van schelden, haat, racisme of seksisme worden verwijderd
  • Reacties over huisregels en toelatingsbeleid worden verwijderd
  • We gaan niet in discussie over verwijderde reacties
  • Zie je reacties die niet aan de huisregels voldoen? Ons controlesysteem is niet waterdicht. Laat het ons weten via info@versbeton.nl

Verdiep de discussie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *